La confidencialidad de los colaboradores

Creer y crear de manera segura

La confidencialidad es un valor que se espera de las personas, sobre todo de los colaboradores que participan activamente del desarrollo de las ideas, quienes conocen todas las aristas del know how de los proyectos que ejecutan. Es este un valor que no puede sostenerse únicamente en la confianza y la buena fe de los actores.

Crédito columna: Cilia Romero, Pro Abogados.

Pero, ¿cómo lo logramos? Ciertamente, ningún negocio podría surgir sin la buena fe. Está claro que no podemos ir por la vida desconfiando de todas las personas ya que parte de crear es creer. Sin embargo, es importante que encontremos las formas eficientes de creer y crear de manera segura.

Desde el momento que un colaborador, posible cliente o inversor, accede a la información secreta o privilegiada de la empresa, deben tomarse ciertos recaudos para salvaguardar esta información confidencial.  La vía correcta es proteger esta información a través de un acuerdo de confidencialidad. Muchos dirán que es simplemente declarativo, pero en realidad, el porcentaje señalado como contratos que fracasan se debe a que en la etapa de ejecución no existe una claridad o transparencia en los objetivos o en lo que se pretende proteger.

Por ello cualquier contrato de confidencialidad debe contener específicamente los siguientes puntos:

– Cuál es la información que se pretende proteger.

– El momento de acceso a la información.

– El tiempo por el cual se obliga a la confidencialidad.

– Las formas de divulgación.

– Quién posee la información.

– Cómo se ha accedido a la información privilegiada.

– Las consecuencias de la divulgación o falta de confidencialidad.

En el pequeño mercado de una comarca, donde se comercializan alimentos y productos artesanales, los conflictos por resolver se limitan a cuál es mi propiedad y cuál es la tuya. En el mercado real y actual donde juegan la tecnología y la innovación, las situaciones jurídicas se vuelven un poco más complejas.

Todas las empresas tienen secretos o información que consideran privilegiada para la explotación de su negocio. Algunos de ellos pueden ser técnicos, como la descripción de un método, otros de índole comercial como los detalles de una nueva campaña de comunicación, o la lista de nombre y direcciones de clientes que podría interesar a un competidor o que son fundamentales para iniciar un nuevo emprendimiento.

Sobre este punto, muchos países sancionaron normas jurídicas sobre la protección de la información comercial, confidencial, según se regula en el Acuerdo sobre los Aspectos de Propiedad Intelectual relacionados al Comercio (ADPIC), que establece que para ser susceptible de protección la información deberá contar con los siguientes requisitos:

– Ser secreta, es decir que no sea generalmente conocida ni fácilmente accesible para personas introducidas en los círculos en que normalmente se utiliza ese tipo de información.

– Tener un valor comercial por ser secreta.

– Haber sido objeto de medidas razonables para mantenerla secreta, tomadas por su titular.

En este sentido, para que la información mantenga su valor y no pierda ese carácter confidencial, lo más importante es que los agentes de los proyectos, emprendimientos o dueños de pymes tengan estos conocimientos para que las normas internas estén guiadas por estas reglas y no el simple sentido común.

Es verdad que un factor importante para la protección y control es la gestión eficiente del manager, gerente. La prudencia indica que los cargos gerenciales comuniquen estos secretos únicamente al personal que deba conocerlos.

Los casos más comunes son los que suceden cuando los directivos comunican secretos comerciales a todo el personal y no solo a aquellos que exclusivamente necesiten acceder a dicha información, porque la misma es extremadamente relevante para la prestación de sus servicios.

¿Qué ocurre cuando el personal deja de trabajar para la empresa y va a otra que es directamente competidor? Es aquí, cuando los acuerdos de confidencialidad, de no divulgación y la trazabilidad de la comunicación de estos secretos cobra relevancia y poder.

CÓMO COMPARTIR UN SECRETO

Pongamos este escenario. Suele suceder que una empresa tenga que compartir un secreto con otra; un fabricante necesitará someter su prototipo a pruebas especializadas y no desea que los competidores conozcan los detalles del nuevo producto. O tal vez una empresa necesite saber si uno de los proveedores que contrata podrá fabricar un componente con características específicas nuevas y complejas, que darán a la compañía una clara ventaja competitiva en el mercado, pero quiere que esas características específicas se mantengan en secreto. En ambos ejemplos, los titulares de la información se verán obligados a transmitirla, pero no querrán que se divulgue.

En primer término, un acuerdo claro de confidencialidad que declare cuál es la información que se comparte, los fines para lo cual se permite el acceso y por supuesto el daño de la divulgación, son puntos claros del documento.

Asimismo, es absolutamente relevante garantizar la prueba de la trazabilidad de la entrega de esta información a modo probatorio. Es decir, es prudente utilizar aplicaciones o herramientas digitales (correos, medio de transferencia de archivos, etc.) que puedan demostrar la trazabilidad del envío y apertura de la información enviada. 

La solución a este escenario de conflicto es hacer que aquél que reciba la información firme el acuerdo de confidencialidad y no divulgación que contenga todos estos términos.

DE QUÉ SE TRATA LA NO DIVULGACIÓN

En un acuerdo de no divulgación, se busca que la persona que recibe cierta información relevante justifique el propósito del acceso de la información privilegiada y que reconozca la responsabilidad del acceso solo con los fines para lo cual fue otorgada o recibida.

Deben ser claros los puntos en los que se especifica en qué consiste la información confidencial o privilegiada y las medidas de seguridad que el receptor deberá seguir; qué puede y qué no puede hacer con ella (utilizarla solo en el marco del propósito permitido); cómo y de qué forma puede compartirla (comunicársela a cualquier persona que no necesite la información). También es un punto clave establecer por cuánto tiempo la información deberá permanecer de manera confidencial.

Este plazo es conveniente que coincida con el tiempo durante el cual, el secreto o la información privilegiada puede dar una ventaja competitiva en el mercado, además de un pequeño margen en favor del propietario de la información. Contando con todos estos recaudos el titular podrá con mayor tranquilidad compartir la información privilegiada.

A pesar de la protección jurídica, los secretos comerciales que hayan sido publicados no podrán volver a ser secretos. Aunque el titular del secreto recurra a los tribunales y obtenga una indemnización por los daños sufridos, ello no hará volver las cosas a su estado original. Sus competidores podrán utilizar libremente la información secreta que tanto le costó obtener. Por ello, lo mejor será asegurarse de que, ante todo, su secreto será mantenido confidencial.

En un entorno empresarial tan competitivo como el vigente en la actualidad, los funcionarios de las empresas desempeñan una función esencial en la tarea de proteger la propiedad intelectual. Aunque existen varios mecanismos jurídicos y técnicos que pueden ser utilizados para proteger los activos de las empresas, granjearse la lealtad de los empleados sigue siendo una de las labores más arduas que se plantean a las empresas a la hora de proteger esos activos.

PERFIL – CILIA ROMERO

Abogada, docente universitaria e investigadora. Coordinó proyectos sociales en el marco de la responsabilidad social empresarial y el emprendimiento legal.

Fascinada con la propiedad intelectual en todas sus formas y cómo se conjuga con las necesidades de la empresa, con la innovación y desarrollo del mercado. Desde Pro Abogados dedica su práctica profesional a proteger los activos de las empresas, monetizando el alcance de los negocios de sus clientes a través del cuidado de su propiedad intelectual y la formalización de sus emprendimientos.